Openbaar belang (doel)

Regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie historische bronnen materiaal en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek.

Vestigingsplaats

Alkmaar

Deelnemers

Hollands Kroon, Schagen, Bergen, Langedijk, Heerhugowaard, Alkmaar, Castricum, Heiloo en Texel.

Structuur

Algemeen bestuur, een dagelijks bestuur, een voorzitter.

Bestuurlijk belang (zeggenschap)

In artikel 9 van de regeling is opgenomen dat Ieder lid van het algemeen bestuur een aantal stemmen afhankelijk heeft op basis van het aantal inwoners van de gemeente, welke het vertegenwoordigt. Hierbij geldt de volgende sleutel: één stem voor gemeenten tot 10.000, twee stemmen voor gemeenten tot 20.000, drie stemmen voor gemeenten tot 30.000 inwoners enzovoort. De gemeente Schagen komt hiermee op 5 stemmen. Vertegenwoordiging in het AB door wethouder B. Blonk.

Raadsrapporteurs

 B. Glashouwer

Financieel belang

De bijdrage komt voor de gemeente Schagen uit op € 3,50 per inwoner. Ten opzichte van 2016 gaat onze bijdrage met € 13 duizend omhoog als gevolg van extra benodigde middelen ten behoeve van het E-depot en de inspectietaken. Daarnaast is rekening gehouden met een indexatie van 1,9%.
In de berekening van het geprognosticeerde resultaat wordt rekening gehouden met een onttrekking aan de reserves van € 16 duizend.
De begroting van bevat geen balans met gegevens voor het Eigen- en Vreemd vermogen.

Risico's

In totaal bedraagt het risico € 95 duizend.  Rekening houdend met een verwachte stand van de Algemene Reserve per eind 2016 van € 25 duizend, resteert er een risico van € 70 duizend voor deelnemers. aanwezig is. Voor de gemeente Schagen komt dit deel op € 6 duizend dat onderdeel zal moeten uitmaken van ons eigen weerstandsvermogen.

Zienswijze

De raad heeft voor de begroting 2017 de volgende zienswijzen kenbaar gemaakt.

• De programmabegroting voldoet niet volledig aan de richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Zo ontbreekt in de gepresenteerde begroting de meerjarige prognosebalans en wordt beperkt invulling gegeven aan de W-vragen.
• De begroting bevat geen beleidsmatige informatie die herleidbaar is naar de individuele deelnemers. Daardoor kan niet optimaal gebruik worden gemaakt van de sturende rol die het AB heeft.
• Het meerjarenperspectief op pagina 20 is niet sluitend.
• De begroting bevat geen meerjarig investeringsoverzicht.
• De begroting bevat geen berekening van het EMU-saldo en vertaling daarvan naar de deelnemers.

Wat heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar er mee gedaan?
In de zienswijzen wordt onder meer gewezen dat er informatie ontbreekt die volgens het BBV wel opgenomen zouden moeten worden in jaarstukken en begrotingen. Een deel hiervan is te verklaren door het feit dat voor de GR-en de nieuwe BBV-regels pas een jaar later ingaan. Ze gelden voor de gemeente dus nu al wel, maar bij het opstellen van de stukken van het RHCA waren dit jaar nog de oude BBV-regels geldig. Dat geldt onder meer voor de meerjarige prognosebalans. Verder is er vorig jaar in het algemeen bestuur van het RHCA besproken wat er wel en niet in de stukken opgenomen moet worden, en daar is besloten dat gehouden wordt aan de in de BBV vereiste onderdelen. Dat is de reden dat bijvoorbeeld een meerjarig investeringsoverzicht of een berekening EMU-saldo niet opgenomen is.
Daarnaast is er de algemene opmerking dat de gegeven informatie summier is en dat de informatie niet te herleiden is naar individuele gemeenten. Dit zou tot gevolg hebben dat het Algemeen Bestuur niet optimaal gebruik kan maken van de controlerende rol. Indien het Algemeen Bestuur aan kan geven op welke punten de informatie uitgesplitst of aangevuld moet worden, kan bekeken worden wat de mogelijkheden zijn om informatie toe te voegen of uit te splitsen. Vanwege de efficiency is de wens om dit ook echt te beperken tot die informatie die voor het werk van het algemeen bestuur relevant is.

Beleids- voornemens

De toekomst van het papieren archief is met het nieuwe depot geregeld, maar het volgende vraagstuk dient zich aan: wat te doen met de digitale documenten, nu de gemeenten zo veel als mogelijk digitaal gaan werken? Het antwoord is gelegen in het implementeren van een e-depot. Om deze implementatie voor te bereiden en uit te voeren zal een organisatieaanpassing noodzakelijk zijn. Hierbij zullen ook de veranderingen in de archiefinspectie meegenomen worden. Tot en met 2016 kon de organisatieaanpassing gefinancierd worden vanuit de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling die in de resultaatsbestemming over 2013 voorgesteld is. Vanaf 2017 is aanvullende financiering nodig, zoals is opgenomen in deze begroting en de meerjarenbegroting.

Kengetallen

• ØFormatieplaatsen RHCA per 10.000 inwoners: 0,34, landelijk gemiddelde: 0,51*
• ØBijdrage per inwoner RHCA: ruim 20% lager dan het landelijk gemiddelde)*.

* Benchmark archiefdiensten 2014,Oudenbosch 2014.

Doelrealisatie

Deze gemeenschappelijke regeling faciliteert ons bij het realiseren van doelstelling 5 uit de meerjarenvisie 2014-2018 kunnen nemen (5. Inwoners van Schagen dragen actief bij aan instandhouding van culturele activiteiten, erfgoed en evenementen).

Webadres

www.regionaalarchiefalkmaar.nl