Procesoptimalisatie
In 2017 gaan we door op de ingeslagen weg van procesoptimalisatie. ‘Lean’ werkprocessen maken het mogelijk om met een afgeslankte en gezonde formatie de ambities van de gemeente waar te maken. Door de verhoogde efficiency kunnen we in 2017 bovendien de doorlooptijd verkorten van onze p&c- producten (begroting, jaarrekening, tussenrapportages), van interne controles en juridische procedures.

Door meer in taken en rollen te denken en niet meer in functies, strategisch in te huren en aan de voet te vernieuwen, wordt onze organisatie flexibeler, kleiner en efficiënter.

Formatie
Een ‘slanke’ en flexibele formatie is een belangrijke voorwaarde voor een efficiënte organisatie.  Hierbij past de taakstelling van € 1,5 miljoen op apparaatskosten.
De organisatie van de gemeente Schagen is bij de fusie met ingang van 2013 gestart met 288,77 fte en 16 boventallige medewerkers.
Met ingang van 1 januari 2017 zijn alle boventallige medewerkers herplaatst of uit dienst en zijn er geen boventalligen meer.
In 2015 kregen we te maken met de decentralisaties in het Sociaal Domein. De afdeling Cowwi is ingericht met 50,27 fte (waarvan 47,5% voor Hollands Kroon werkt) en het Wijkteam is gestart met 24 fte. De totale formatie kwam hierdoor op 362,23 fte.
Ondanks deze noodzakelijke uitbreiding streven we onverminderd naar een efficiëntere, flexibele organisatie, mede door een daling van het aantal fte. Tussen 2015 en 2019 daalt het aantal fte met 23,93 fte (6,5 %) . Zie onderstaande tabel:

De werkelijke personele verschuivingen zijn groter. Zo gaan er tussen 2015 en 2019: 31,7 fte met pensioen. In 2016 verlaat in naar verwachting 5% van de medewerkers de organisatie: een deel op eigen initiatief en anderen omdat zij in het kader van loopbaanperspectief worden gestimuleerd om tijdelijk of definitief elders te gaan werken.

In-, door- en uitstroom
De uitstroom wordt niet 1:1 vervangen maar aangegrepen om keuzes te maken uit de drie volgende opties. We kiezen om niet te vervangen als dit, bijvoorbeeld door middel van de lean-aanpak, niet nodig is. De ruimte die hiermee ontstaat kunnen we benutten voor de taakstelling maar ook om vernieuwing te realiseren en bepaalde kennis of kwaliteit die je als gemeente perse in huis wilt hebben, in huis te halen. Wanneer we wel voor vervanging kiezen, kan dit tijdelijk of vast op een profiel dat aan de laatste eisen voldoet. Als er aanleiding is om vacatureruimte flexibel in te vullen door middel van externe inhuur dan kiezen we daarvoor.
Bij (tijdelijke) vervanging of werving kijken we altijd eerst of eigen medewerkers op de functie passen.

Taakstelling
De taakstelling ligt als gevolg van de sturing op uitstroom en instroom, op schema:

N.B.: de taakstelling heeft betrekking op alle apparaatskosten, dus inclusief materiële budget.

Flexibele schil
De verhouding tussen de vaste kernformatie en de flexibel in te vullen formatie, zal de komende jaren veranderen door een groter aandeel van flexibele capaciteit. De flexibiliteit wordt deels intern georganiseerd door medewerkers tijdelijk voor de duur van een programma of project werkzaamheden op te dragen. Voor de omvang van de flexibele schil die met externen wordt ingevuld houden we als indicator 10% van de loonsom aan. Dit ligt onder het percentage van 14% dat volgens de Personeelsmonitor van het A+O-fonds in 2015 gemiddeld werd uitgegeven geldt door gemeenten van vergelijkbare omvang.  

Ziekteverzuim
We streven er naar om in 2017 het ziekteverzuim terug te dringen tot 4 % Door een gezondere huisvesting, aandacht voor preventie en de invoering van het individueel keuzebudget. Dit laatste maakt het arbeidsvoorwaarden flexibeler in te richten, waardoor een betere balans tussen werk en privé mogelijk is.

Huisvesting

In maart 2017 ronden wij de verbouwing aan het gemeentehuis af. Vanaf dat moment heeft het merendeel van onze medewerkers het vernieuwde gemeentehuis in Schagen als standplaats. Dit stimuleert de ontmoeting en samenwerking. Ook gaan medewerkers meer flexibel en (waar mogelijk) tijd- en plaats onafhankelijk werken. Dit kan zijn op kantoor, op locatie bij inwoners of bedrijven, thuis of in een samenwerkingsverband. Medewerkers krijgen hiervoor de juiste hulpmiddelen. Dit maakt het mogelijk om veel efficiënter met ruimte, werkplekken en energie om te gaan.

Om dit optimaal te faciliteren wordt de technische infrastructuur opnieuw opgezet en wordt het applicatielandschap onder de loep genomen. We richten werkprocessen efficiënter en papierloos in, we digitaliseren en optimaliseren de archivering van documenten en we ontsluiten informatie voor inwoners en bedrijven digitaal mogelijk te maken.

Interne communicatie
In 2017 voeren we een nieuw en ‘social’ intranet in. Dit intranet is gekoppeld aan andere applicaties waarmee de gemeente werkt. Hierdoor wordt het voor medewerkers makkelijker om informatie vinden en kennis te delen. Omdat het intranet ‘social’ is (vergelijkbaar met de werking van facebook) wordt het netwerken op een natuurlijke manier gestimuleerd, wat een efficiënte samenwerking bevordert.